Gestionnaire Equipements & cartes achats - H/F
L'établissement
Le groupe hospitalier Fondation Vallée - Paul Guiraud, acteur important de la psychiatrie publique en Île-de-France, résulte de la fusion au 1er janvier 2025 du Centre hospitalier Fondation Vallée, spécialisé dans la psychiatrie des enfants et adolescents, et du Groupe Hospitalier Paul Guiraud, dédié à la psychiatrie adulte. Il est l’établissement support du GHT « Psy Sud Paris », incluant l'EPS Erasme à Antony (92).
L’établissement couvre un large territoire urbain de 30 communes (près d’un million d’habitants) avec 11 secteurs de psychiatrie adulte (ouest du Val-de-Marne et centre des Hauts-de-Seine) et 1 secteur pour enfants et adolescents, comprenant plusieurs sites d’hospitalisation et structures extrahospitalières. Il propose des prises en charge spécialisées : une unité pour malades difficiles et une unité hospitalière spécialement aménagée (UHSA). Ses implantations principales se situent à Villejuif et Gentilly (94) ; Clamart et Boulogne-Billancourt (92). Il dispose par ailleurs d’environ 80 services disséminés sur le territoire.
Il propose ainsi aux candidats une grande diversité d’emplois – médicaux, soignants, administratifs, logistiques et techniques. Il offre également la possibilité d’évoluer professionnellement tout au long de sa carrière.
Engagé dans les soins de qualité, le rétablissement de ses usagers, le développement durable et la formation (Accueil de 350 élèves/an au sein d’un IFSI et d’un IFAS), le groupe collabore avec des établissements médico-sociaux et le GHU Paris Sud de l’APHP pour garantir des parcours de soins cohérents.
Le poste
Missions du poste :
Suivi du plan d’équipement annuel du GHPG & FV et de la régie et cartes achats, bornes selfs etc.
Assurer le suivi des commandes : Saisie des commandes sur C-page, réception, liquidation et mandatement.
Activités permanentes :
Les activités et missions principales au titre de gestionnaire Achat sont :
· Saisie des commandes sur Cpagei et envoi aux fournisseurs/prestataires
· Traitement de la facturation et préparation au mandatement sur Cpagei : réception, liquidation et mandatement des commandes réalisées
· Rapprochement de la facture avec la commande
· Vérification du Service Fait en lien avec le service inventaire et validation des factures.
· Liaison et interface dans le cadre du recours aux centrales d’achat : RESAH, UNIHA, UGAP.
· Suivi des livraisons et rappels auprès des fournisseurs des marchandises non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.
· Liaison et correspondance avec les fournisseurs pour traitement et suivi des litiges.
· Interface avec la trésorerie, faire le lien pour les questions de mandatement suspendus, erreur de facturation et traitement des rejets de la trésorerie.
· Veille au respect de l’imputation des dépenses par comptes et par UF
· Suivi des enveloppes budgétaires dans son domaine d’activité (exemple : suivi des activités thérapeutique, intéressement, ergothérapie…)
· Suivi des contrats/marchés dans son domaine d’activité en lien avec le responsable Achats
· Demande de devis
· Suivi et classement archives
· Interface « RECO » édition listing et récap. borne self visiteurs et pénitentiaire (contrôle dépenses et mandatement)
· Contrôle des dépenses effectuées par la carte achats et renseigner les tableaux de suivi sur le lecteur partagé
· Réaliser un point régulier avec les porteurs de cartes d’achats afin de récupérer les justificatifs d’achat et émettre un état des dépenses.
· Pointer les justificatifs avec le relevé mensuel des opérations dans le respect du calendrier de la banque
· Préparer les mandatements et scanner les justificatifs d’achats pour la trésorerie en lien avec le service des finances.
Activités ponctuelles :
· Gérer et traiter les demandes de remboursement et transmettre au service de la DRH.
· Rédiger les certificats administratifs pour régulariser les anomalies si nécessaires
· Liquider et mandater le relevé mensuel des dépenses des cartes d’achat transmis par la banque en le croisant avec les justificatifs d’achat.
· Remboursement des repas restant sur le badge lors de départ des étudiants ou stagiaires (RECO)
· Suivi des budgets en lien avec l’encadrement hiérarchique
· Continuité de service : polyvalence avec les autres gestionnaires
· Participation aux travaux de clôture comptable.
· Tout autre demande en fonction de la nécessité de services en lien avec les missions du service.
Profil recherché
Contractuel ou Titulaire
Savoirs :
- Connaissance de la réglementation relative à la commande publique
- Connaissance comptable classe 6/2
Savoir-faire :
- Négociation et gestion des achats
- Maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel) et métier (logiciel Cpage souhaité)
- Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit
Savoir-être :
- Etre discret(s), rigoureux(se), réactif(ve), organisé(e), disponible et assidu(e)
- Etre dynamique, force de proposition et développer de réelles capacités à l’autonomie dans l’organisation de son travail
- Savoir travailler en équipe, échanger au quotidien et en concertation avec ses collèges et supérieurs hiérarchiques
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :